A konferenciák és kiállítások népszerű események a cégek, termékek és szolgáltatások reklámozására, valamint kiváló szakmai fórumokat jelentenek a szakemberek számára. Könnyen alakulnak ki új személyes, vagy üzleti kapcsolatok is.
Tartottunk már előadást? Akár a cégen belül, akár egy szakmai rendezvényen? Ha igen, akkor tudjuk, hogy a „műsorunk” minősége mély nyomot fog hagyni a közönségedben. Ezért természetesen nagyon fontos a megfelelő felkészülés!
Feladatok
Többféle feladat is adódhat egy ilyen rendezvényen. Lehet, hogy csak résztvevők leszünk. Lehet, hogy egy börzén egy standnál kell beszélgetnünk az érdeklődőkkel, leendő ügyfelekkel. De lehet, hogy fel is kell szólalnunk, akár egy nagy létszámú, szakmai közönség előtt. Bármi is legyen a feladatunk, a lényeg, hogy a lehető legtöbbet hozzuk ki magunkból. Ne várjuk, hogy az ölünkbe hulljanak az új ügyfelek, vagy más üzleti, szakmai lehetőségek. Legyünk nyitottak, és ne akarjunk csak úgy túl lenni az egészen!
Célok
Mit szeretnénk elérni konkrétan? Új alkalmazottakat keresünk? Szeretnénk egy új terméket indítani? A vevők hűségének szintjét szeretnénk növelni? Szeretnénk új beszállítókat vagy viszonteladókat szerezni? Építenénk cégünk brand-jét? Ha pontosan meghatározzuk a célokat, akkor sokkal könnyebb a megfelelő emberekre, tevékenységekre fordítani a figyelmünket is!
Költségvetés
Határozzuk meg, mennyi az összeg, amiből gazdálkodhatunk. Az ilyen eseményeken való megjelenés nem olcsó, és a marketing-tevékenységre szánt büdzsét hamar ki tudják meríteni, ha nem tervezzük meg kellőképpen. Gondoljuk át, hogy mire van szükségünk? Regisztrációs díj, helypénz, brossurák, szórólapok, molinók, osztogatni való apró ajándékok (kulcstartók, tollak, stb.) és minden egyéb járulékos költség, mint az utazás, étkezés és egyebek.
Nyilvánosság
Jó, ha már előre tudja mindenki, hogy részt fogunk venni ilyen rendezvényen.
- Küldjünk körlevelet partnereinknek.
- Tüntessük fel a cég honlapján az eseményt, és hogy részt fogunk rajta venni.
- Használjuk ki a sajtóközlemények, és egyéb internetes megjelenések adta lehetőségeket.
- Mérlegeljük a szponzorálás lehetőségét is!
Más résztvevők
Járjunk utána, hogy kik fognak rajtunk kívül részt venni a rendezvényen. Ha tudjuk, kik lesznek ott, akkor ki tudunk dolgozni egy tervet arra, hogy hogyan keressük meg a kulcsfontosságú partnerek képviselőit. A rendezvény után is maradhatunk ismerkedni, kapcsolati tőkét építeni a cég számára, ha erre van lehetőség. Kicsit kötetlenebb hangvételben, akár egy ital mellett is.
Informáltság
Legyünk felkészültek minden kérdésre. Ismerjük az összes termékünket és szolgáltatásunkat, a piaci helyzetet, a statisztikákat, stb. Ne érjen minket váratlanul semmilyen kérdés sem a standnál, sem az előadásunk véggén!
Felkészülés
Ha kiállítóként érkezünk, tervezzük egyszerűre és ízlésesre a standunkat. Legyen az egész standnak egy üzenete, amit az összes apró részlet támogat. Legyen feltűnő és emlékezetes a stand látványa, de emellett konszolidált, igényes és professzionális is! Nem kell elzárkózni az érdekes, interaktív ötletektől, de kerüljük a giccsességet és a túlzsúfoltságot!
Amennyiben előadóként készülünk, akkor mindenképp gyakoroljunk, próbáljuk el közönség előtt a mondanivalónkat, és legyünk magabiztosak. Ilyen jellegű képességeink fejlesztésére kiváló lehet egy prezentációs technikák tréning! Előadásunk alatt igyekezzünk energikusak és lelkesek lenni, ne untassuk a közönséget. Ezt a megjelenést a cég minőségével is kapcsolatba fogják hozni!
Professzionalizmus
Mindig viselkedjünk profi módon, de nézzünk is ki profinak! A dress-kód fontos az ilyen eseményeken. Jó, ha valamilyen céges ruhában jelenünk meg. Egy elegáns ing, gallérján a cég logójával jól mutat. Egységes ruhát is választhatunk, de mindig olyat, ami az esemény profiljába illik, és a cég kultúráját is reprezentálja.
Mindig legyen valaki a standban, legyen elérhető valaki, amennyiben egy érdeklődőnek kérdése van. Ne együnk és igyunk ott, ügyeljünk a rendre és tisztaságra. Egy előadónál különösen fontos az ápolt, tiszta megjelenés, de ne feledjük, hogy minden pillanatban a cégünket képviseljük. Az ebédszünetben is, vagy a dohányzóban, a mosdóban, mindenhol! Ezt ne feledjük el, és semmi kifogásolhatót ne tegyünk még akkor sem, amikor azt hinnénk, hogy senki nem figyel. Ne rontsuk cégünk hírnevét semmilyen formában!
Utómunka
Egy konferencia, kiállítás, egy börze fárasztó lehet. Többnyire egy ilyen nap után csak pihenésre, illetve nyugalomra vágyunk. Azonban még nem zárhatjuk le az egészet. A rendezvény utáni napok kritikusak az elérni kívánt cél érdekében. Priorizáljuk az újonnan kialakult kapcsolatokat. Elemezzük, hogy kik számítanak ígéretesnek, és ezekre fókuszáljunk a leginkább. Vezessük a folyamatok előrehaladását is.
Ezen kívül vegyük sorra a többi résztvevőtől látottakat és hallottakat is. Így jobban képben leszünk az aktuális piaci trendekkel, kihívásokkal és ötletekkel. Értékeljük a céljaink megvalósulását is. Feltehetünk ilyen kérdéseket hogy:
- Hány új kapcsolódási pontot szereztünk?
- Hány új ügyfelünk lett?
- Hány terméket rendeltek meg tőlünk?
- Egy új kontakt mennyibe került nekünk? (teljes költségvetés per új kontaktok száma)
- Hatékony volt a tervezési és előkészületi folyamatok összessége?
- Milyen volt a marketing anyagok minősége?
- Miben kell fejlődni következő évben?
- Milyen visszajelzéseket kaptunk?
