Egy motivációs levél megírásakor már az első sor is számít. A megfelelő megszólítás apróságnak tűnhet, mégis sokat elárul arról, hogy mennyi figyelmet fordítottunk a jelentkezésre.
Könnyebb dolgunk van, ha az álláshirdetésben szerepel a kapcsolattartó neve. De mi történik akkor, ha nem tudjuk, ki fogja elolvasni a jelentkezésünket?
Mutatunk néhány megoldást arra, hogyan érdemes megszólítani a címzettet, és melyik helyzetben melyik forma lehet megfelelő.
Ha ismerjük a címzett nevét
Ha az álláshirdetésben szerepel a kapcsolattartó, recruiter vagy leendő vezető neve, érdemes személyesen neki címezni a levelet.
Például:
Tisztelt Kovács Anna!
vagy – ha a vállalat kommunikációja és az álláshirdetés hangneme közvetlenebb –
Kedves Anna!
Általánosságban a „Tisztelt” biztonságosabb választás, különösen akkor, ha még semmilyen kapcsolatunk nincs a címzettel.
Arra mindenképpen figyeljünk, hogy a nevet pontosan írjuk. Egy elírt név már a levél első sorában kellemetlen benyomást kelthet.
Ha nem tudjuk, ki a címzett
Nem mindig szerepel név az álláshirdetésben. Ilyenkor először érdemes megnézni, találunk-e további információt a vállalat weboldalán, karrieroldalán vagy LinkedIn-oldalán.
Előfordulhat, hogy néhány perc kereséssel megtaláljuk a HR-munkatársat, recruitert vagy annak a szervezeti egységnek a vezetőjét, ahová jelentkezünk.
Ha nem sikerül konkrét személyt azonosítani, akkor sincs probléma. Használhatunk olyan megszólítást, amely a megfelelő csapatnak vagy szervezeti egységnek szól.
Például:
- Tisztelt HR Osztály!
- Tisztelt Toborzási Csapat!
- Tisztelt Kiválasztásért Felelős Munkatárs!
- Tisztelt Pénzügyi Osztály!
- Tisztelt Marketing Osztály!
Ezek általában természetesebben hatnak, mint egy erőltetett vagy túlságosan általános megszólítás.
Milyen megszólításokat kerüljünk?
Lehetőleg kerüljük az olyan megoldásokat, amelyek személytelenül vagy régimódian hatnak, például:
„Bárki, akinek érdekében állhat elolvasni”
vagy hasonló körülményes megfogalmazások.
A „Tisztelt Hölgyem/Uram!” önmagában nem hibás, de ha néhány perc alatt kideríthető, hogy kihez vagy legalább melyik szervezeti egységhez kerül a jelentkezésünk, akkor jobb ennél konkrétabb megszólítást választani.
A cél nem az, hogy mindenáron megtaláljuk egy konkrét személy nevét, hanem az, hogy a jelentkezésből látszódjon: tudjuk, melyik vállalathoz és milyen pozícióra jelentkezünk.
Érdemes a LinkedInen megkeresni a címzettet?
Igen, a LinkedIn ebben is hasznos lehet.
Rákereshetünk a vállalatra, majd megnézhetjük, kik dolgoznak HR, recruitment vagy az általunk megcélzott szakmai területen.
Viszont legyünk óvatosak a következtetésekkel. Attól, hogy megtalálunk egy HR-es munkatársat a LinkedInen, még nem biztos, hogy ő foglalkozik az adott pozíció kiválasztásával.
Ha bizonytalanok vagyunk, egy általános, de pontos „Tisztelt Toborzási Csapat!” jobb választás lehet, mint egy olyan személy megszólítása, akinek valójában semmi köze a kiválasztáshoz.
A megszólítást is igazítsuk a vállalathoz
Nem minden munkahely kommunikációja egyforma.
Egy hagyományosabb vállalatnál, intézménynél vagy vezetői pozíció esetén érdemes formálisabb hangnemet használni.
Egy közvetlenebb kommunikációjú cégnél elképzelhető, hogy maga az álláshirdetés is tegeződő stílusban íródott. Ebben az esetben a jelentkezésünk hangneme is lehet valamivel közvetlenebb.
Ha bizonytalanok vagyunk, inkább válasszuk az udvariasabb megoldást. Később könnyebb közvetlenebb hangnemre váltani, mint egy túlzottan bizalmaskodó első megszólítást korrigálni.
A megszólítás után se használjunk általános sablont
Hiába találjuk meg a megfelelő személy nevét, ha utána ugyanazt az általános motivációs levelet küldjük el tíz különböző vállalatnak.
A motivációs levélben érdemes röviden bemutatni:
- melyik pozícióra jelentkezünk;
- miért érdekel bennünket az adott munkakör;
- milyen releváns tapasztalattal vagy készséggel rendelkezünk;
- miért lehet érdekes számunkra éppen az adott vállalat;
- és mit tudunk hozzáadni a munkához.
A személyre szabásról és a levél felépítéséről további motivációs levél tippeket is összegyűjtöttünk.
Motivációs levél vagy rövid e-mail?
Nem minden álláspályázathoz szükséges külön motivációs levelet készíteni.
Ha a munkáltató kifejezetten motivációs levelet kér, természetesen csatoljuk. Ha viszont csak önéletrajzot kérnek, nem feltétlenül érdemes kéretlenül egy hosszú dokumentumot mellékelni.
E-mailes jelentkezésnél sok esetben elegendő lehet egy rövid, személyre szabott kísérőszöveg, amelyben megnevezzük a pozíciót, röviden jelezzük, miért jelentkezünk, és felhívjuk a figyelmet a csatolt önéletrajzra.
Például:
Tisztelt Kovács Anna!
Szeretnék jelentkezni az Önök által meghirdetett irodai asszisztens pozícióra. Többéves adminisztrációs és ügyfélkezelési tapasztalattal rendelkezem, ezért úgy gondolom, hogy szakmai hátterem jól illeszkedhet a munkakörhöz.
Önéletrajzomat mellékelten küldöm.
Köszönöm, hogy időt szán a jelentkezésemre.
Üdvözlettel:
Nagy Péter
Elküldés előtt ellenőrizzük még egyszer
Különösen akkor könnyű hibázni, ha egyszerre több állásra jelentkezünk.
Küldés előtt nézzük meg:
- helyesen szerepel-e a címzett neve;
- jó cégnevet írtunk-e;
- az adott pozíció neve szerepel-e a levélben;
- megfelelő-e a megszólítás;
- csatoltuk-e az önéletrajzot és az esetleg kért motivációs levelet;
- nem maradt-e a szövegben egy korábbi jelentkezésből másik cég vagy munkakör neve.
Egy személyre szabott levél előnye könnyen elveszhet, ha például egy másik vállalat neve marad benne.
Összegzés
A motivációs levél vagy jelentkezési e-mail megszólítása legyen udvarias, természetes és lehetőség szerint személyre szabott. Ha ismerjük a címzett nevét, használjuk azt. Ha nem, próbáljuk meg kideríteni, ki foglalkozik a kiválasztással, vagy címezzük a levelet az illetékes csapatnak vagy szervezeti egységnek.
Az aktuális állások között kiválasztott pozícióhoz mindig személyre szabott megszólítást és rövid kísérőszöveget használjunk. Egy néhány perces utánajárás és egy jól megválasztott első mondat már önmagában professzionálisabbá teheti a jelentkezésünket.
