Az álláskeresés során előfordulhat, hogy a munkáltató referenciát kér tőlünk, vagy szeretné felvenni a kapcsolatot egy korábbi vezetőnkkel. Ilyenkor sok kérdés felmerülhet: kit érdemes megadni, mikor szóljunk neki, mit mondhat rólunk, és szükséges-e már az önéletrajzban feltüntetni a referenciákat?
Fontos először tisztázni azt is, hogy a referencia és az ajánlólevél nem ugyanaz.
A referencia általában egy olyan személy, akit a potenciális munkáltató megkereshet azért, hogy szakmai tapasztalatunkról, együttműködésünkről vagy korábbi teljesítményünkről érdeklődjön.
Az ajánlólevél ezzel szemben egy előre elkészített írásos dokumentum, amelyben egy korábbi vezető, kolléga vagy más szakmai kapcsolat bemutatja tapasztalatait a közös munkáról.
Mi az a szakmai referencia?
Szakmai referenciának olyan személyt érdemes választani, aki valóban dolgozott velünk, és érdemi információt tud adni a munkánkról.
Például:
- korábbi közvetlen vezető;
- csapatvezető;
- projektvezető;
- tapasztaltabb kolléga;
- fontos ügyfél vagy partner;
- szakmai gyakorlat vezetője;
- pályakezdőként bizonyos esetekben oktató vagy témavezető.
A legjobb referencia általában nem feltétlenül a legmagasabb beosztású ember, hanem az, aki ténylegesen ismeri a munkánkat.
Egy olyan ügyvezető, akivel évente kétszer találkoztunk, kevésbé hasznos referencia lehet, mint egy közvetlen vezető, aki két éven keresztül napi szinten dolgozott velünk.
Mit kérdezhetnek egy referenciától?
A konkrét kérdések munkáltatónként eltérhetnek, de gyakran arra kíváncsiak:
- milyen munkakörben dolgoztunk;
- milyen feladataink voltak;
- milyen volt velünk együtt dolgozni;
- mennyire voltunk megbízhatók;
- hogyan kommunikáltunk;
- hogyan dolgoztunk csapatban;
- milyen erősségeink voltak;
- milyen területen fejlődhettünk volna;
- milyen teljesítményt nyújtottunk;
- újra dolgozna-e velünk a referenciaadó.
Éppen ezért fontos, hogy olyan embert adjunk meg, aki nemcsak a nevünkre emlékszik, hanem valódi szakmai tapasztalata van velünk kapcsolatban.
Referencia vagy ajánlólevél?
A két fogalmat gyakran keverik.
Referencia
A munkáltató egy általunk megadott személlyel közvetlenül kapcsolatba léphet.
Ehhez általában megadjuk:
- a referenciaadó nevét;
- korábbi kapcsolatát velünk;
- pozícióját;
- elérhetőségét.
Ajánlólevél
Az ajánlólevél egy előre elkészített írásos dokumentum.
Tartalmazhatja:
- milyen kapcsolatban dolgoztunk együtt;
- milyen feladatokat végeztünk;
- milyen erősségeink voltak;
- milyen eredményeket értünk el;
- milyen munkakörnyezetben teljesítettünk jól.
Egy ajánlólevél hasznos lehet, de nem feltétlenül helyettesíti a referenciaellenőrzést, ha a munkáltató közvetlenül szeretne beszélni valakivel.
Mikor kérhetnek referenciát?
Nem minden kiválasztási folyamatban kérnek.
Gyakrabban fordulhat elő:
- magasabb felelősségű pozícióknál;
- vezetői állásoknál;
- szakértői munkaköröknél;
- olyan területen, ahol különösen fontos a megbízhatóság;
- a kiválasztás utolsó szakaszában.
Sok esetben csak akkor kerül rá sor, amikor már kevés jelölt maradt versenyben.
Ezért általában nem szükséges minden jelentkezéshez automatikusan három referenciaadó elérhetőségét elküldeni.
Beleírjuk a referenciát az önéletrajzba?
Általában nincs szükség arra, hogy már az önéletrajzban felsoroljuk a referenciaadóink telefonszámát és e-mail-címét.
Egyrészt helyet foglal, másrészt más emberek személyes elérhetőségeiről van szó.
Célszerűbb akkor megadni a referencia adatait, amikor a munkáltató konkrétan kéri.
A korábban gyakran használt:
„Referencia kérésre rendelkezésre áll.”
mondat sem feltétlenül szükséges, hiszen ez általában magától értetődő.
Kit érdemes referenciaadónak választani?
A jó referenciaadó:
- ismeri a munkánkat;
- megfelelő szakmai kapcsolatban állt velünk;
- konkrét példákat tud mondani;
- pozitívan, de hitelesen tud beszélni rólunk;
- elérhető;
- és előre beleegyezett abba, hogy megkereshessék.
Nem érdemes olyan embert választani pusztán a pozíciója miatt, aki valójában alig dolgozott velünk.
Mit tegyünk, ha a jelenlegi munkahelyünk nem tudhat az álláskeresésről?
Ez nagyon gyakori helyzet.
Ha még aktív munkaviszonyban vagyunk, teljesen érthető, ha nem szeretnénk, hogy a potenciális munkáltató engedély nélkül felhívja a jelenlegi vezetőnket.
Ezt nyugodtan jelezhetjük:
Jelenlegi munkáltatómat egyelőre nem szeretném referencia céljából bevonni, mivel még nem jeleztem feléjük az álláskeresésemet. Korábbi vezetőmtől azonban szívesen biztosítok referenciát.
Ez általában sokkal jobb megoldás, mint kellemetlen helyzetbe hozni magunkat a jelenlegi munkahelyen.
Mindig szóljunk előre a referenciaadónak
Ne adjuk meg valaki nevét és elérhetőségét úgy, hogy erről nem tud.
Ez egyrészt udvariassági kérdés, másrészt így fel is tud készülni arra, hogy kereshetik.
Érdemes röviden elmondani:
- milyen pozícióra jelentkezünk;
- melyik cég kereshet;
- milyen feladatokról van szó;
- mely közös munkánk lehet különösen releváns.
Nem arról van szó, hogy megmondjuk neki, mit mondjon.
Inkább segítsünk neki felidézni a közös szakmai kontextust.
Minta: így kérjünk referenciát
Például:
Szia Anna!
Jelenleg egy marketing projektmenedzseri pozíció kiválasztási folyamatában vagyok, és jelezték, hogy a következő körben szakmai referenciát kérhetnek.
Mivel korábban két évig közvetlenül együtt dolgoztunk, szeretném megkérdezni, hozzájárulsz-e ahhoz, hogy referenciaadóként megadjalak.
Elsősorban a közös kampányprojektek, a projektkoordináció és az ügyfélkommunikáció lehet releváns számukra.
Természetesen csak akkor adom meg az elérhetőségedet, ha ez számodra is rendben van.
Köszönöm!
Ez rövid, világos, és lehetőséget ad a másik félnek nemet mondani.
Készítsük fel a referenciaadót – de ne írjuk meg helyette a választ
Ha beleegyezett, küldhetünk neki:
- álláshirdetést;
- pozíció nevét;
- rövid összefoglalót;
- önéletrajzunk aktuális változatát.
Ez különösen akkor lehet hasznos, ha több éve dolgoztunk együtt.
A cél nem az, hogy betanítsuk, hanem hogy tudja, milyen szerepről van szó.
Milyen adatokat adjunk meg?
Csak azt, ami szükséges.
Például:
Kovács Anna
korábbi közvetlen vezető
Marketing Manager
e-mail
telefonszám
Ne adjunk meg szükségtelen személyes adatokat.
És természetesen csak olyan elérhetőséget használjunk, amelynek megadásához a referenciaadó hozzájárult.
Mi legyen, ha nincs korábbi vezetőnk?
Pályakezdőként ez teljesen normális.
Referencia lehet például:
- szakmai gyakorlat vezetője;
- diákmunkás vezető;
- egyetemi oktató;
- témavezető;
- projektvezető;
- önkéntes szervezet vezetője.
Itt is az számít, hogy az illető tudjon valami relevánsat mondani arról, hogyan dolgozunk.
Kollégát is megadhatunk?
Igen, bizonyos esetekben.
Egy tapasztalt kolléga vagy projektpartner jó referencia lehet, ha közvetlenül együtt dolgozott velünk.
Viszont ha a munkáltató kifejezetten vezetői referenciát kér, akkor érdemes lehet korábbi vezetőt választani.
Mindig nézzük meg, pontosan mit kérnek.
Ügyfél vagy partner lehet referencia?
Bizonyos munkaköröknél igen.
Például:
- értékesítés;
- account management;
- tanácsadás;
- projektmenedzsment;
- freelance munka.
Egy korábbi ügyfél hitelesen tudhat beszélni:
- kommunikációnkról;
- megbízhatóságunkról;
- határidők betartásáról;
- problémamegoldásunkról.
Itt különösen fontos az előzetes engedély.
Hány referenciára van szükség?
Nincs univerzális szám.
Ha konkrétan kérnek kettőt, adjunk kettőt.
Ha nem határozzák meg, általában 2–3 megfelelő referenciaadó bőven elegendő lehet.
Fontosabb a minőség, mint a mennyiség.
Két ember, aki valóban ismeri a munkánkat, értékesebb lehet öt olyan személynél, aki csak általánosságokat tud mondani.
Mi legyen, ha nem adnak referenciát?
Előfordulhat, hogy egy korábbi munkáltató vállalati szabályzat miatt nem ad részletes referenciát, vagy csak a munkaviszony alapadatait igazolja.
Máskor egyszerűen nem tudunk megfelelő személyt találni.
Ez még nem feltétlenül probléma.
Érdemes először tisztázni a potenciális munkáltatóval, milyen típusú referenciára van szüksége.
Ha nehézséget okoz megfelelő személyt találni, a ha nem adnak referenciát témájáról szóló útmutatónk is segíthet a lehetőségek átgondolásában.
Hogyan adjuk meg jól a referenciát?
Amikor a recruiter kéri, ne csak egy telefonszámot küldjünk.
Például:
Kovács Anna – korábbi közvetlen vezetőm
Marketing Manager, Minta Kft.
2022–2024 között dolgoztunk együtt.
Telefon: …
E-mail: …
Ez segít megérteni, milyen kapcsolatban álltunk egymással.
Mire figyeljünk adatvédelmi szempontból?
A referenciaadó elérhetőségeit ne kezeljük úgy, mintha a saját adataink lennének.
Mielőtt telefonszámot vagy e-mail-címet adunk át egy munkáltatónak:
- kérjünk engedélyt;
- mondjuk el, melyik cég keresheti;
- lehetőleg csak a szükséges adatokat adjuk meg;
- ne publikáljuk indokolatlanul az önéletrajzban.
Ez egyszerre korrekt és praktikus megoldás.
Mi történik a referenciaellenőrzés során?
A folyamat lehet:
- telefonbeszélgetés;
- e-mailes megkeresés;
- strukturált kérdőív;
- rövid HR-es egyeztetés.
A munkáltató célja általában az, hogy megerősítse a jelentkező által elmondott szakmai információkat, és további képet kapjon a közös munkáról.
A referenciaellenőrzés nem feltétlenül azt jelenti, hogy valami gyanús a pályázatunkban.
Bizonyos pozícióknál egyszerűen a kiválasztási folyamat normál része.
Mi van, ha rossz a kapcsolatunk a korábbi vezetővel?
Nem feltétlenül kell őt referenciaadóként megadni.
Keressünk inkább olyan szakmai kapcsolatot, aki:
- valóban dolgozott velünk;
- megfelelően ismeri a munkánkat;
- és objektíven tud beszélni róla.
Ne adjunk meg olyan személyt csak azért, mert „ő volt a főnök”, ha előre tudjuk, hogy problémás lenne.
Ne találjunk ki referenciát
Ez magától értetődőnek tűnhet, mégis fontos.
Ne:
- kérjünk meg barátot, hogy játssza el a volt vezetőt;
- adjunk meg hamis céges pozíciót;
- találjunk ki nem létező ajánlást.
Ha ez kiderül, az könnyen azonnal hiteltelenné teheti a teljes jelentkezésünket.
Mikor érdemes referenciát frissíteni?
Ha több éve ugyanazokat az embereket használjuk, időnként nézzük át:
- még aktuális-e az elérhetőség;
- továbbra is megfelelő referenciaadó-e;
- emlékszik-e még megfelelően a közös munkára;
- van-e frissebb szakmai kapcsolatunk.
Egy tíz évvel korábbi vezető helyett általában jobb lehet valaki, akivel az elmúlt néhány évben dolgoztunk – ha a relevanciája hasonló.
A referencia nem helyettesíti az erős jelentkezést
A jó referencia segíthet a kiválasztási folyamat végén, de nem helyettesíti:
- a megfelelő önéletrajzot;
- a releváns tapasztalatot;
- a jó interjút;
- a szakmai készségeket.
A referencia inkább megerősítheti azt a képet, amelyet a kiválasztás során már kialakítottunk magunkról.
Mikor adjuk meg?
Általában akkor, amikor kérik.
Nem szükséges minden jelentkezés első pillanatában referenciákat küldeni.
Az álláskeresés során a referenciákat érdemes előre egyeztetni, de csak akkor megadni, amikor annak valóban van szerepe a kiválasztásban.
Így a referenciaadóink adatait sem adjuk tovább feleslegesen, és őket sem terheljük olyan megkeresésekkel, amelyekből végül nem lesz komoly kiválasztási folyamat.
Referencia checklista
Mielőtt valakit megadsz:
☐ valóban dolgozott veled;
☐ ismeri a szakmai teljesítményedet;
☐ a referencia releváns az új pozíció szempontjából;
☐ előzetesen megkérted;
☐ beleegyezett;
☐ tudja, melyik cég keresheti;
☐ tudja, milyen pozícióról van szó;
☐ aktuális az elérhetősége;
☐ csak szükséges adatot adsz át.
Összegzés
A jó szakmai referencia nem egy ismert vagy magas pozícióban dolgozó ember neve, hanem olyan személy, aki valóban ismeri a munkánkat, és hitelesen tud beszélni róla.
A referencia és az ajánlólevél nem ugyanaz. Referencia esetén a munkáltató közvetlenül kapcsolatba léphet az általunk megadott személlyel, míg az ajánlólevél előre elkészített írásos dokumentum.
A referenciaadót mindig kérjük meg előre, csak a szükséges elérhetőségeit adjuk tovább, és lehetőleg akkor osszuk meg az adatokat, amikor a kiválasztásban valóban szükség van rájuk.
Így a referencia nem csak egy kötelező formalitás lesz, hanem valóban segíthet megerősíteni a szakmai hitelességünket.
