Tele vannak a napjaink végeláthatatlan meetingekkel, brainstormingokkal és hasonló nyalánkságokkal? Sokszor húzódnak el, és nem jutunk eredményre velük? Itt van négy tipp, hogy mit tehetünk egy meeting végén, amitől előrébb leszünk!
- Csináljunk egy összegzést a végén!
Még ha van is ütemtervünk, vázlatunk, akkor is könnyen elterelődik a téma. Bár ezzel tisztában van mindenki, mégis sokszor úgy ballagnak ki a résztvevők hogy fogalmuk nincs miről volt szó végül is… Mielőtt befejezzük a megbeszélést, szánjunk egy percet arra,hogy gyorsan végigszaladjunk a témákon újra, röviden és tömören. Milyen döntések születtek, milyen konklúziókat vontunk le, és így tovább. Így mindenki egy jól összefoglalt gondolatmenettel a fejében ülhet vissza az asztalához.
2. Adjunk meg konkrét akciótervet!
Sokszor azért nem hatékonyak a meetingek, mert beszélünk és beszélünk, sok mindenről, de azt nem beszéljük meg hogy kinek mit kell pontosan tennie utána. Abban mindenki jó szokott lenni, hogy megmondja, mit kéne csinálni, abban már kevésbé, hogy egyből menjen és meg is tegye azt. Ezért kell „kötelezni” a kollégákat bizonyos konkrét feladatokra, mert csak akkor lesz eredmény.
3. Kérjünk kérdéseket!
Nagyon fontos, hogy mindenki úgy távozzon, hogy nincs kételye, és minden tiszta a fejében. Ezért kérdezzük meg, hogy kinek van kérdése, de mindezt úgy, hogy ne legyen feszült a hangulat. Általában sokan félnek kérdéseket feltenni, mert attól tartanak, hogy butának vagy tájékozatlannak fogják nézni őket. Ez azonban nem megfelelő hozzáállás. Nem baj ha nem tudunk valamit, inkább kérdezzünk rá, mint hogy semmit ne csináljunk (vagy rosszat csináljunk) Ha más nem, akkor a meeting után személyesen, privátban kérdezzünk rá akármire, de ne maradjon bennünk semmi.
4. Írjunk e-mailt!
Az egyes és kettes pontot írjuk össze egy rövid e-mailben. Biztos, hogy lesz aki nem jegyzetelt. Vagy aki jegyzetelt de nem nézi meg a jegyzetét. Az e-mailben az a jó, hogy megmarad a nyoma, lehet rá hivatkozni, ha valaki elfelejt valamit. Szedjük össze vázlatpontokba, címszavakba a témaköröket és a teendőket. Így kivédhetjük az elfelejtés problémáját!
