Hogyan tegyük hatékonyabbá a munkahelyi e-mail-ezést? (2. rész)

Szerző: | 2017-10-13

A sikeres munkavégzéshez elengedhetetlen a hatékony munkahelyi kommunikáció. Ennek egyik alapvető pillére az elektronikus levelezés. Gyakran azonban ez is nehézkes, ezért most egy két részes bejegyzésben mutatunk nektek 30 tippet, hogy hogyan csinálhatjátok még jobban!

16. Mindig tudjuk, hogy hogyan kereshetjük vissza később az e-maileket. A tárgyban vagy legalább az üzenet szövegében legyenek olyan kulcsszavak, amik alapján akár hónapok múlva is vissza tudjuk keresni őket.

17. Nagyon sok keresőparancs létezik az előző ponthoz kapcsolódóan. Ezeket megismerve sokkal hatékonyabban tudunk visszakeresni régi üzenetváltást.

18. Jó lenne az e-mailekre post-it-et használni? Lehet. Notes for Gmail például.

19. a Gmail-en keresztül is lehet szakmai hálózatokat építeni. A Rapportive beépülő modul segítségével a LinkedIn-en Facebook-on és Twitteren is követhetjük kapcsolataink tevékenységét.

20. Hasonló a Gmelius. Ez is egy beépülő modul, ami reklámmentessé, letisztultabbá és több funkcióval ellátottá teszi a felületet.

21. Vannak azok az e-mailek, amiket csak később fogunk tudni feldolgozni, de félünk hogy elfelejtjük őket? NA erre is van ütemező, ami később figyelmeztet, így nem fogunk megfeledkezni róluk.

22. A Gmail Labs például üzenet totális visszavonására is alkalmas, illetva a calendar funkciót is tök jól lehet vele menedzselni.

23. a Hellosign akkor praktukis, ha sok szerződést vagy dokumentumot küldünk, amit alá kell írni. Digitálisan megoldott az aláírás vele, így megúszunk rengeteg szkennelést és nyomtatást is.

24. Ügyeljünk arra, hogy az első 50 karakter megfogja az olvasót! Ez dönti el, hogy tovább olvassák-e, és hogy milyen minőségben teszik azt!

25. Legyen könnyen olvasható és szellős az e-mail. Senki nem szeret nagy tömött szövegblokkokat végigolvasni. Könnyítsük meg az olvasó dolgát is, hálás lesz.

26. Ha több kérdés, vagy téma merül fel egy e-mailben, akkor szövegkiemeléssel és megfelelő elrendezéssel adjunk struktúrát az üzenetnek, hogy elkülönüljenek a logikai egységek.

27. Ha kérdést teszünk fel, akkor azt úgy fogalmazzuk meg, hogy könnyű legyen rá konkrét választ adni. Minél egzaktabb a kérdés, annál jobb.

28. Szeretnénk ha a főnökünket elcsípnénk az üzenetünkkel egy kevésbé forgalmas napon? Tudjuk meg, mikor pörög a legjobban és mikor nem annyira. Ennek megfelelően időzítsük az üzenet érkezését.

29. Használjuk a Tárgy mezőt, tudja egyből az olvasó, hogy miről lesz szó.

30. A tárgy mezőben “kiváncsiságra” vagy “utilitásra” vonatkozó szöveg legyen, ez a leghatékonyabb

Author: Demeter Marcell

Demeter Marcell Szent István Egyetem ABPK: Személyügyi és felnőttképzési szervező BA Szent István Egyetem GTK: Emberi Erőforrás Tanácsadó MA

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.

9 − nyolc =