7 hiba a meetingekkel kapcsolatban

Szerző: | 2017-03-14

1.       Még a meetingekről is meetinget tartunk: Sok cégnél már annyira trendi a meetingek megtartása, hogy már minden apró dologról szervezni kell egyet. Arról is, hogy mi lesz a másik meetingen. Nagyon könnyű így a saját magunk és mások idejét is elvesztegetni. Csak azért, mert unatkozunk, magányosak vagyunk, fontosnak és elfoglaltnak akarunk tűnni, ne hívjunk össze egy találkozót a semmiért, vagy olyanért, amit egy e-maillel is el lehet rendezni.

2.       Az ördög ügyvédjét játsszuk: A meetingek nagyon jó alkalmak arra, hogy megismerjünk különböző véleményeket, ötleteket, brainstormingoljunk, felfedjünk többféle lehetőséget, opciót, és több szemszögből vizsgáljunk meg adott problémákat. De általában egy meeting célja az, hogy megszülessen egy döntés. Még ha nem is az első alkalommal, de ez lenne a végcél. Ha folyamatosan arra buzdítjuk a kollégákat, hogy tovább vitatkozzunk a témán, és tartsunk még egy meetinget, akkor egy ördögi körbe kerül az egész csapat, és nem jutunk megoldásra, miattunk!

3.       Mindenkit meghívunk: Van, aki még a takarítót és a portást is meghívja egy találkozóra. Vagy egy olyan kollégát, aki teljesen más területen dolgozik, és semmi köze a témához. Csak azt hívjuk meg, akit tényleg fontos, és aki nem tud hozzátenni érdemben, azt ne zaklassuk, ne raboljuk az idejét. Különben sem tud sok ember odafigyelni egymásra huzamosabb ideig. És a meetingről egy gyors e-mailben tájékoztathatjuk a többi embert is, ha szükséges

4.       Nem mondjuk el, miről lesz szó: Sokan beraknak mindenféle találkozót a naptárakba, homályos névvel, még homályosabb céllal… Ez nyilván nem jó, ezért vegyük a fáradtságot, és magyarázzuk el az érintetteknek, hogy miért van szükség erre a meetingre. Ne akarjuk, hogy ott kelljen elmagyarázni a felkészületlen kollégáknak, hogy miért jöttünk össze (mert az időhúzás), hanem legyünk produktívak és kezdjük el az érdemi részt már egyből.

5.       Túl hosszúra nyújtjuk: Az elég ciki, amikor az általunk szervezett meetingekre kispárnával és nassolnivalóval érkeznek az emberek, mert tudják, hogy annyira hosszú és unalmas lesz. Mindig adjunk meg kezdő és végpontot, és tartsuk is be azokat. Legyen egy jól strukturált időtervünk, ami mentén haladunk. Ne legyünk unalmasak, mert akkor már senki nem fog odafigyelni, és értelmét veszti az egész. És még meg is utálnak minket érte.

6.       A technika ördöge: Az első sok sok perc általában elmegy a kábelekkel, jelszóval, PPT megnyitással, a projektor beállításával, stb. Vagy menjünk egy kicsit hamarabb, vagy kérjünk segítséget, vagy tanuljuk meg egyszer, hogy hogy kell csinálni. Nem mindig a számítógép a rossz, hanem lehet, hogy csak mi nem értünk hozzá.

7.       Nincs utánkövetés: Ezeknek a találkozóknak nem csak az a célja, hogy meghozzunk egy döntést, hanem hogy implementáljuk is azokat. Ezért fontos, hogy legyen visszajelzés, továbbra is beszéljünk e-mailen keresztül a témáról, stb. Érdemes a találkozó végén egy „action plan-t” megadni, hogy kinek milyen lépéseket kell megtennie, így tisztában lesznek vele, és nem kell utólag magyarázkodni.

Author: Demeter Marcell

Demeter Marcell Szent István Egyetem ABPK: Személyügyi és felnőttképzési szervező BA Szent István Egyetem GTK: Emberi Erőforrás Tanácsadó MA

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.

kilenc + 4 =